内部統制システム

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日本化学工業株式会社の内部統制システムの基本方針を掲載しております。

2022年11月10日

内部統制システムの基本方針について

当社は、2022年11月10日に開催した取締役会において、内部統制システムの基本方針について変更し、下記のとおり決定いたしました。

1.基本的な考え方

当社は、『如何なる市場環境変化の時代においても、高収益体質企業を実現させ、長年蓄積してきた「人と技術」を通して、高品質の製品とサービスを提供し、価値創造企業へ向けて更なる挑戦を行う。』との経営の基本方針を実現し、株主利益に根差したコーポレート・ガバナンスを経営上の重要課題の一つとして捉え、経営監督機能を充実するための各種施策を実施するとともに、会社情報の適時適切な開示、企業倫理向上および法令遵守等を実行することによって、コンプライアンス強化に努めていきます。

2.内部統制システムに関する体制の整備

内部統制については、業務監査室および経理部の専任者が年間計画に基づく内部監査を実施して、内部牽制の実効性を高めております。
業務監査室および経理部は、業務活動の全般に関し、その妥当性や有効性および法規制・社内ルールの遵守状況等について定期的に監査を実施し、各部署に助言・勧告を行うとともに経営者に速やかに報告しております。
リスク管理については、サステナビリティ推進委員会が各部・各工場から適宜報告を受けるとともに、コンプライアンスの監視、リスク・チェックの強化に取り組んでおります。

なお、当社は、取締役の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制その他当社の業務並びに当社および当社子会社から成る企業集団の業務の適正を確保する体制について、以下の体制を構築しております。

3.取締役の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制その他当社の業務並びに当社および当社子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するための体制

1.当社および当社子会社の取締役、執行役員および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

取締役、執行役員および使用人が法令、定款および社内規程を遵守し、誠実に実行し、業務遂行するために、取締役会は取締役、執行役員および使用人を対象とする「企業理念」「日本化学社員行動指針」「倫理規程」を制定する。
取締役、執行役員および使用人に対し「日本化学社員行動指針」を配布し、法令を遵守するよう周知する。また、業務監査室は、業務監査を通じ、改善、指導等の意見をまとめ経営会議に報告し、是正する。
コンプライアンス全体を統括する組織として各部門代表者で構成される「倫理委員会」を設置し、内部統制システムの構築、維持、向上を推進する。
コンプライアンスの推進については、「倫理規程」に基づき業務監査室および総務人事部にその業務の窓口を設置し、コンプライアンスの状況等について監査を実施し、定期的に取締役会および監査等委員会にその結果を報告する。
取締役、執行役員および使用人が法令違反その他法令上疑義のある行為等を発見した場合には、適切に対応するため、「内部通報制度規程」を制定し、運用する。
社会の秩序や企業の健全な活動に脅威を与える反社会的勢力に対しては、取引関係も含め一切の関係を持たないこととする。その不当要求に対しては、法令および社内規程に則り毅然とした姿勢で組織的に対応する。
取締役会の諮問機関として、委員の過半数を独立社外取締役で構成する指名・報酬委員会を設置し、取締役・役付執行役員の指名・報酬の決定に係る透明性と客観性を高める。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制および当社子会社の取締役、執行役員および使用人の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制

取締役の職務の執行および意思決定に係る記録や文書は、保存および廃棄等の管理方法を法令および「文書規程」に基づき、適切に管理し、関連規程は必要に応じて適宜見直しを図る。
取締役、監査等委員および会計監査人は、これらの情報および文書を常時閲覧できる。
「関係会社管理規程」に従い、グループ会社を管理するとともに、「関係会社運営基準」に基づき、当社子会社は重要事項を当社へ報告する。

3.当社および当社子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

「リスク管理規程」を定め、同規程に従ったリスク管理体制を構築する。
不測の事態が発生した場合には、サステナビリティ推進委員会にて審議・決定を行い、その決定事項を各本部長から各部・各工場へ連絡するとともに、各部・各工場においては迅速な対応を行い、損害の拡大を防止し、これを最小限に止める体制を整える。

4.当社および当社子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

定例の取締役会を毎月1回開催し、経営方針および経営戦略に係る重要事項の決定並びに取締役の業務執行状況の監督等を行う。
取締役会の機能をより強化し、経営効率を向上させるため、必要に応じて適宜臨時の取締役会を開催し、業務執行に関する基本事項および重要事項に係る意思決定を機動的に行う。
取締役会において、中期経営計画および各事業年度予算を立案し、事業目標を設定するとともに、その進捗状況を監督する。
取締役会の決定に基づく業務執行については、「業務機構運営に関する規程」「経理規程」「稟議規程」において、取締役の職務の執行の責任およびその執行手続きを定め、効率的な職務執行を確保する。また、各規程は必要に応じて適宜見直しを図る。

5.当社および当社子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

「関係会社管理規程」「関係会社運営基準」に基づいて当社子会社を管理する体制を構築するとともに、それらの経営成績および営業活動等を定期的に当社の取締役会に報告する体制を整備する。
当社子会社には、当社の役職者が役員として就任し、当社子会社の業務の適正性を監視できる体制を整備する。
当社の業務監査室は定期的、または必要に応じて内部監査を行い、監査の結果を当社の代表取締役社長、監査等委員会および関係部署に報告する体制を整備する。

6.当社の監査等委員会の職務を補助すべき使用人を置くことに関する体制並びに当該使用人の取締役（監査等委員である取締役を除く。）からの独立性に関する事項および監査等委員会の当該使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

監査等委員会の求めがあった場合には、監査等委員会の職務を補助する使用人を業務監査室員から任命する。
監査等委員会の職務を補助する業務監査室員の任命、異動については監査等委員会の事前の同意を得なければならない。
監査等委員会の職務を補助する業務監査室員に対する職務執行の指揮命令権は監査等委員会が有するものとする。

7.当社の取締役（監査等委員である取締役を除く。）、執行役員および使用人並びに当社子会社の取締役、執行役員および使用人および監査役またはこれらの者から報告を受けた者が当社の監査等委員会に報告をするための体制、その他監査等委員会への報告に関する事項

当社の取締役（監査等委員である取締役を除く。）、執行役員および使用人並びに当社子会社の取締役、執行役員および使用人および監査役またはこれらの者から報告を受けた者は、当社の監査等委員会に対して、法令および定款に違反する事項、当社および当社子会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事項に加え、経営に関する重要事項、経理部門に関する重要事項、リスク・コンプライアンスおよび賞罰の担当部門に関する重要事項等をすみやかに報告する。
監査等委員は、取締役会その他重要な意思決定の過程および業務の執行状況を把握するため、経営会議、倫理委員会等の重要な会議に出席するとともに、主要な稟議書その他業務執行に関する重要な文書を閲覧し、必要に応じて取締役、執行役員または使用人にその説明を求めることができるものとする。

8.当社の監査等委員会に報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制

当社は、監査等委員会へ報告を行った当社および当社子会社の役職員に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行わない。

9.当社の監査等委員の職務の執行（監査等委員会の職務の執行に関するものに限る。）について生ずる費用の前払または償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項

監査等委員は、その職務の執行（監査等委員会の職務の執行に関するものに限る。）のため必要な費用を会社に対して請求することができる。

10.その他の当社の監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制

監査等委員会、会計監査人および業務監査室員は、監査業務において連携を図り、効率のよい監査を実行できるよう取締役および使用人は支援する。

4.反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方およびその整備状況